Digitalização: qual a importância para empresas e como realizar?

Digitalização
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Atualmente, diversos setores diferentes do mercado de trabalho passaram pelo chamado processo de digitalização. Um bom exemplo é o setor de compras 4.0 que, assim como os demais, ganha uma série de benefícios.

Por outro lado, a digitalização é algo que é considerado cada vez mais como oportuno devido às vantagens que o processo oferece para a empresa.

O que é o processo de digitalização de negócios?

Processo de digitalização em um negócio significa fazer uso de uma visão digital na cultura da organização, também conhecido atualmente como um mindset digital.

Consequentemente, a intenção é utilizar os recursos tecnológicos oferecidos na atualidade a fim de:

  • aprimorar processos;
  • melhorar ações;
  • traçar estratégias melhores.

E todos estes pontos possuem duas intenções em comum: aumentar a produtividade e, por consequência, o lucro mensal da empresa.

Agora, analisando por outro lado, este é um processo cada vez mais procurado, uma vez que, nos dias de hoje, instituições que demoram a evoluir tecnologicamente tendem a sumir.

É uma realidade ruim para pequenos empresários, por exemplo, que normalmente não possuem muita verba ainda para investir nessa área.

Assim, uma grande recomendação de profissionais que realizam análises de mercado é justamente que a empresa passe por este processo.

A intenção aqui, no entanto, não é dizer que algum estabelecimento totalmente físico não terá sucesso ou não será lucrativo.

Entretanto, é impossível negar que o processo de transformação digital e, consequentemente, o uso de tecnologias nas transações, auxiliam e muito na geração de lucro e sucesso da marca.

Afinal, a digitalização do trabalho pode, entre outras coisas, tornar os processos de pagamento de uma loja mais simples e intuitivos, por exemplo.

Logo, esta empresa pode se tornar mais atrativa para um público mais jovem e que prefere realizar pagamentos de maneira digital.

Qual a importância da digitalização para empresas, atualmente?

Como citamos anteriormente, a digitalização das empresas é algo que tem sido cada vez mais procurado e requisitado.

E a explicação para esta maior procura e luta para digitalizar os negócios se dá porque ações como utilizar a nuvem e aplicativos móveis para melhorar a comunicação ainda é algo que não é feito por todas as empresas.

Sendo assim, fazer uso de sistemas informatizados é algo de grande importância para fazer com que a empresa se torne realmente mais inteligente, efetiva e, consequentemente, mais requisitada no mercado em que ela se encontra.

Mas, para isso, é necessário uma grande concentração para extrair o máximo possível das tecnologias, principalmente no que diz respeito a análise de dados.

Tendo isso em vista, podemos analisar que a importância deste processo para as empresas dos mais variados setores se dá, justamente, no fato de que traz benefícios à elas.

Afinal, através do processo de se tornar digitalizada, a empresa se torna mais relevante e até mesmo mais procurada.

Como consequência, temos um volume maior de venda de serviços ou produtos por parte da organização, aumentando, então, o lucro que ela possui.

Sob outra perspectiva, podemos ter em mente que 2020 se tornou um ano muito propício para se adaptar às medidas necessárias para concluir este processo devido ao surto do coronavírus.

Diante deste cenário, diversas empresas tiveram que criar uma cultura digital, uma vez que, devido à pandemia, muitos estabelecimentos ficaram fechados por muito tempo.

Sendo assim, este se tornou um bom período para empresas que já possuíam uma cultura digital solidificada. Isso porque estas organizações foram capazes de otimizar a experiência de seus clientes, mesmo em meio à pandemia e o período de quarentena.

Por outro lado, podemos analisar que um outro aspecto importante da digitalização é estar preparado para quaisquer contratempos, como este que estamos vivendo.

Com a implementação da LGPD, o processo de digitalização dos negócios é acelerado?

Com a implementação da LGPD, o processo de digitalização dos negócios é acelerado?

Criada em 2018, a Lei Geral de Proteção de Dados oferece uma série de benefícios para os negócios de forma geral, independentemente do setor no qual a empresa se encontra.

Isso se dá a medida que ela engloba uma maneira de criar um novo tipo de relacionamento com o cliente.

E, para isso, garantimos alguns pontos essenciais, principalmente para compras feitas através da Internet, que são:

  • transparência;
  • confiabilidade;
  • responsabilidade.

Logo, entende-se que, com a implementação da LGPD, a digitalização dos processos de organizações são fomentadas ao mesmo tempo em que os serviços se tornam mais competitivos.

Vale pontuar que muitas empresas devem, ainda, correr para realizar as mudanças propostas pela lei. Isso porque tais implementações demandam mais do que investimentos tecnológicos.

Sendo assim, estão inclusos nos processos de transformações tanto processos como pessoas.

Como consequência, estando a empresa em compliance com a lei, ela evita uma série de sanções que podem chegar a um valor máximo de R$50 milhões, além de demonstrar maturidade e segurança nos processos e tratamento de dados pessoais.

Todavia, a adequação à LGPD é uma boa oportunidade para que tudo o que a empresa possui, desde dados empresariais até dados de clientes, fiquem seguros.

Em outras palavras, podemos entender que a instituição estará protegendo os clientes e assegurando a segurança contra ataques externos ou falhas humanas.

Assim, a Lei Geral de Proteção de Dados oferece uma possibilidade de acelerar o procedimento da empresa em se tornar digitalizada, auxiliando para que ela seja mais relevante dentro do respectivo meio de atuação.

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Este processo exerce papel na hora de uma empresa se adequar à LGPD?

Após saber que a Lei Geral de Proteção de Dados fomenta a digitalização dos negócios, a dúvida que fica é se o processo inverso também ocorre.

Ou seja, a pergunta é se quando uma empresa se digitaliza ela está, necessariamente, entrando nos padrões previstos por esta legislação; e, a medida que o investimento em novas tecnologias é considerado como um dos pontos fundamentais para a  adequação à LGPD, este procedimento pode ser considerado como suficiente.

Contudo, vale ressaltar que ele não deve ser feito de maneira isolada, necessitando ser somado à outras medidas e ações que irão completar a adaptação correta.

Sendo assim, para uma empresa estar de acordo com esta lei, ela deve:

  • elaborar uma estrutura de prestação de contas e governança dentro da instituição;
  • criar escopos e planejamentos de projetos para programas e serviços que serão desenvolvidos futuramente;
  • mapear todos os dados que a empresa possui, junto de uma auditoria sobre o fluxo de dados;
  • realizar diagnósticos a fim de buscar falhas ou brechas de seguranças com certa periodicidade;
  • desenvolver uma política de segurança de dados, procedimentos e processos operacionais que respeitam as normas da empresa;
  • garantir a proteção dos dados pessoais por meio de diferentes procedimentos e técnicas adotadas pela empresa;
  • promover treinamentos para todos os que trabalham na empresa, a fim de que todos estejam cientes da forma de atuação da organização;
  • analisar feedbacks em relação às medidas adotadas pela empresa.

A intenção deste último ponto, por sua vez, é justamente o de analisar se tudo está em conformidade com a LGPD.

Caso todos estes procedimentos tenham sido executados e tudo esteja correto, a empresa pode ser considerada compliance com a lei, evitando, assim, eventuais punições ou sanções vindas do seu descumprimento.

Quais são os desafios propostos por este procedimento e quais os benefícios que ele traz para a empresa?

Como citado anteriormente, o processo de uma empresa se digitalizar envolve muito mais do que apenas adquirir novas tecnologias.

Logo, existe uma série de desafios da digitalização dos quais a empresa deve estar ciente e e ter analisado para realizar o procedimento da melhor forma possível.

Entre os principais pontos aos quais as empresas devem se ater neste processo, podemos citar:

  • entender o que é a Transformação Digital;
  • analisar a jornada do cliente, ou seja, quais são os resultados se quer entregar para os clientes durante o processo de compra;
  • realizar uma transformação além do pacote, através de um novo modelo de negócio, que utiliza a tecnologia mas não se limita à ela;
  • possuir foco na liderança digital, estabelecido através do novo mindset de liderança principalmente no departamento de TI;
  • criar a cultura da accountability.

Todos estes são desafios que a digitalização traz às empresas; porém, o último ponto, especificamente, é um dos maiores e mais importantes.

É através dele que é garantido que os profissionais e departamentos de uma empresa irão assumir responsabilidades, funções e metas definidas. Assim, se torna mais fácil de identificar como e onde devem ser melhorados os processos.

Além disso, digitalizar os processos oferece uma série de benefícios para as empresas, independentemente de qual seja o setor ao qual ela pertence.

Entre as vantagens com as quais ela poderá contar podemos citar, por exemplo:

  1. redução dos custos de produção;
  2. menor dependência das chamadas condições externas;
  3. construção de uma base durável e constante de operações;
  4. criação de fontes de leads a médio e longo prazo;
  5. elaboração de um canal de branding;
  6. uma relação melhor e mais duradoura com os clientes;
  7. possibilidade de crescer de forma sustentável.

Ao mesmo tempo, a empresa possui, ainda, uma capacidade desejada por diversas áreas, que é a escalabilidade do crescimento.

Ou seja, ela se torna preparada para crescer devido ao alcance que ela receberá com a digitalização.

Passo a passo para digitalizar uma empresa

Por fim, separamos uma lista com os principais passos para realizar o processo de digitalização. Confira abaixo.

  1. Analisar a realidade da empresa;
  2. Traçar uma estratégia digital que tenha focos estratégicos, econômicos, de ambiente e de cultura digital;
  3. Escolher as ferramentas e sistemas digitais que serão utilizados pela organização;
  4. Treinar todos os funcionários da empresa de acordo com o que for estabelecido;
  5. Otimizar a experiência do cliente sempre que possível;
  6. Efetuar processos de recrutamento de profissionais que farão parte da empresa no futuro;
  7. Entender aonde o cliente irá comprar o produto ou serviço, e por que naquele local;
  8. Abraçar riscos e conhecer mais sobre a base de clientes;
  9. Fazer uso de novos modelos de liderança e novas estruturas corporativas.

Vale citar que para que o tudo ocorra da melhor forma possível, deve-se levar em consideração três tópicos cruciais:

  1. análise de dados;
  2. flexibilidade de metodologias;
  3. modernização.

Além disso, é preciso lembrar que a digitalização é um processo constante e ininterrupto enquanto houver novas tecnologias.

Sendo assim, mantenha-se sempre atualizado e invista em novos conhecimentos sempre que possível.

Vale pontuar, ainda, que estes passos também servem para a digitalização de pequenas empresas, uma vez que o tamanho da organização não é algo que influi diretamente nas ações que devem ser tomadas.

Agora que você sabe mais sobre a digitalização e como realizá-la, a recomendação é, então, a de colocar em prática estes pontos a fim de gerar uma melhor relação com seus clientes e até mesmo se tornar referência.

Carla Batistella
Carla Batistella
Carla Batistella é formada em Redes de computadores e MBA em gestão de projetos pela FGV, atua há 18 anos com tecnologia da informação, sendo os últimos cinco anos com projetos de compliance de segurança da informação. Estuda Privacidade e Proteção de Dados há algum tempo e é DPO EXIN. Atua em diversos projetos, auxiliando os clientes nas adequações de empresas e seus processos e negócios à LGPD.

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