Kaizen: o que é e como aplicar este método de gestão?

Kaizen: o que é e como aplicar este método de gestão?
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Melhoria e inovação são dois pontos muito presentes no âmbito empresarial devido à competitividade do mercado, e para auxiliar a assegurar ambos, pode ser aplicado o chamado Kaizen.

Isso ocorre uma vez que o Kaizen é uma das formas mais relevantes de implementar uma melhoria constante dentro de uma instituição, independente de qual seja o segmento o qual ela pertence.

O que é a filosofia Kaizen?

Kaizen é uma palavra de origem japonesa que significa “melhoria”.  Assim, criou-se então uma metodologia com este nome que tem como principal função analisar problemas e encontrar soluções.

Além disso, o princípio Kaizen é uma das práticas de melhoria contínua mais utilizadas no mercado por se tratar de uma ótima ferramenta de gestão da qualidade.

De tal forma, instala-se uma filosofia dentro da organização na qual os funcionários possuem uma visão mais crítica sobre os problemas quando estes estão relacionados com sua área de atuação.

Agindo assim, se torna mais fácil identificar todo e qualquer tipo de problema para os mapear de forma estratégica e resolvê-los de forma mais rápida e eficiente.

E a principal forma pela qual esta metodologia visa melhorar as partes de uma empresa é por meio de uma padronização dos processos de produção.

Por outro lado, o Kaizen Lean Management pode ser considerado como um método de melhoria contínua rápido.

Isso se dá uma vez que um ciclo completo deste tipo de metodologia dura, em média, cerca de 30 dias.

Uma outra vantagem que o Kaizen possui é o incentivo à criatividade para que a cultura da empresa seja mudada para melhor.

Para isso, porém, se torna necessário um esforço por parte de toda a equipe para resolver uma série de problemas, como desperdício e baixa produtividade.

Assim, temos mudanças nos processos e padrões que vão desde as práticas do CEO até a dos estagiários daquela empresa.

Quais são os benefícios que este tipo de ferramenta oferece quando é aplicada corretamente?

É impossível falar de Kaizen Lean sem elencar os benefícios oferecidos por ela.

Sendo assim, temos:

  • melhor qualidade de processos;
  • redução dos custos;
  • maior satisfação por parte do cliente;
  • mais segurança para processos; e
  • menor desperdício na instituição.

E por último, mas não menos importante, temos também o aumento de produtividade da equipe, e isso acontece como consequência do primeiro ponto, que é uma maior qualidade dos processos.

Logo, esta se torna uma boa metodologia a ser implementada em uma empresa, principalmente por sua capacidade de trazer resultados imediatos, no intervalo de um mês.

Qual o objetivo desta filosofia?

Qual o objetivo desta filosofia

Para entender o objetivo do Kaizen, precisamos primeiro ter em mente que a melhoria oferecida por ele ocorre de forma contínua.

Ou seja, apesar de a metodologia Kaizen trazer resultados praticamente instantâneos por ter um ciclo que dura cerca de 30 dias, é necessário estar sempre melhorando os resultados.

Sendo assim, a organização deve buscar por formas de aprimorar com frequência todos os processos dos quais ela possui ação.

Uma vez que o termo significa melhoria quando traduzido do japonês, a sua adoção tem como objetivo tornar melhor os seguintes pontos:

  1. qualidade de entregas para os clientes da empresa;
  2. produtividade que a equipe possui como um todo;
  3. segurança nos processos desenvolvidos pela instituição; e
  4. cultura organizacional.

Por outro lado, temos ainda uma melhoria na eficiência dos processos e a eliminação do desperdício.

E por se tratar de algo contínuo, é necessário que sejam respeitados alguns princípios.

Dentre eles, no entanto, os mais essenciais são uma busca por medidas de conter e corrigir a causa dos problemas e analisar os dados para realizar uma gestão com base nos fatos.

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Quais as etapas para a implementação da Kaizen?

Assim como outras metodologias de gestão, como é o caso do DMADV, por exemplo, existe uma série de etapas do Kaizen necessárias para ocorrer a aplicação de forma correta.

Agora, antes de entrarmos nesse ponto, existem algumas dicas que aumentam a eficácia desta ferramenta, e são:

  • trocar ideias fixas por novas, não estando preso ao passado;
  • questionar as práticas e padrões atuais para analisar tudo o que pode ser melhorado;
  • encontre ideias nas quais será possível colocar a melhoria em prática, analisando o ponto positivo da mudança;
  • opte por agir sempre que possível;
  • não corra atrás da perfeição, mas não deixe também de implementar a solução de forma imediata; e
  • ao analisar algum erro, corrija-o de forma imediata.

Para este último ponto, é necessário ter em mente que, dentro desta metodologia, o erro deve ser corrigido assim que percebido.

Agora, ao falarmos de fato sobre como aplicar o Kaizen, existem sete passos fundamentais para a sua aplicação:

  1. estabelecer quem será o líder do projeto;
  2. definir a equipe;
  3. identificar oportunidades de melhoria;
  4. estabelecer metas e objetivos os quais devem ser atingidos;
  5. construir um plano de ação contra erros;
  6. executar as atividades; e
  7. monitorar e avaliar os resultados obtidos.

Cabe pontuar que não é necessário realizar grandes investimentos para aplicar a filosofia Kaizen.

Porém, é de grande importância seguir as dicas colocadas acima.

Uso do PDCA na aplicação do Kaizen

A aplicação do Kaizen na empresa pode fazer uso do chamado ciclo PDCA, um acrônimo em Inglês que é constituído por quatro fases, sendo elas:

  • planejamento (Plan): desenvolver uma hipótese ou melhorias antes da aplicação para existir uma estratégia;
  • execução (Do): executar o experimento em si para observar se os planejamentos foram efetivos;
  • verificação (Check): analisar os resultados obtidos, mapeando erros e pensando em formas de resolvê-los; e
  • agir (Act): aperfeiçoar e iniciar um novo ciclo.

Neste último ponto, entra também a solução dos erros que foram analisados por meio das propostas colocadas no primeiro passo.

Existe alguma forma de separar o projeto?

Por vezes, a implementação do sistema Kaizen é feito em três fases distintas, que são antes, durante e depois do projeto.

Separamos abaixo, então, o que é feito em cada uma delas.

Antes do projeto:

  • definição do líder e da equipe;
  • análise de oportunidades de melhoria, tendo em mente que desperdícios devem ser eliminados totalmente;
  • estabelecimento de metas e objetivos;
  • criação do plano de ação para executar as atividades;
  • análise dos processos; e
  • desenvolvimento da solução ideal.

Durante o projeto:

  • execução das atividades;
  • teste das melhorias colocadas no plano de ação;
  • discussão sobre qual é o status e andamento do projeto; e
  • acompanhamento dos resultados obtidos.

Após o projeto:

  • apresentação dos resultados conquistados;
  • estudo dos frutos do projeto; e
  • padronização da solução que foi encontrada.

Por fim, a última coisa que é feita é um planejamento para o início de uma nova melhoria no futuro.

A metodologia Kaizen é importante nos dias de hoje?

Após entender o conceito de Kaizen e como aplicá-lo, um ponto necessário de se mencionar é a sua importância.

E para isso, o primeiro fator o qual devemos ter em mente é a relação existente entre Kaizen e melhoria contínua.

Afinal, através dele é possível que a empresa encontre formas de estar sempre em alta com os clientes devido ao comprometimento que a empresa possui para com os produtos.

Dito isso, é possível entender o quão significativo é este tipo de metodologia criada nas áreas de manufatura.

Por se tratar de uma filosofia com foco principal em identificar melhorias no processo produtivo e eliminação de desperdícios, ela é crucial para que a produtividade da organização aumente.

Para tal, o foco se encontra na redução de inventário, eliminação de pontos que atrapalham o processo, balanceamento das operações e otimização da produtividade, aumentando o valor que as atividades possuem.

Assim, temos então o motivo que faz com que este tipo de filosofia seja altamente utilizada e crucial quando falamos no bom andamento de instituições.

Isso se dá a medida em que, atualmente, as melhorias são uma porta de entrada para que alguma empresa consiga se manter competitiva dentro do mercado, que tem sido cada vez mais requisitado e difícil de participar.

Exemplos empresas que usam esta filosofia

Por se tratar de uma das principais ferramentas Lean, existe uma série de organizações reconhecidas mundialmente e que fazem uso desta metodologia.

Assim, temos como exemplos de Kaizen as seguintes empresas:

  • Zen S.A (segundo lugar no prêmio Global KAIZEN™ Award de 2018);
  • Toyota;
  • Aeris;
  • Corona (Grupo Ambev);
  • Generis Farmacêutica;
  • Ford.

Agora, por outro lado, é possível que esta filosofia seja aplicada nas mais variadas áreas de uma empresa, como por exemplo os setores de:

  • qualidade;
  • custos;
  • entrega;
  • gestão;
  • segurança.

A intenção de sua aplicação em cada uma delas é justamente para aumentar a produtividade fazendo uso de menos, seja esforço ou custos.

Logo, isso faz com que o Kaizen seja importante e possível em qualquer campo de uma empresa que busca a melhoria constante e pela competitividade no mercado.

Diego Souza
Diego Souza
Diego Souza é Engenheiro de Produção, especialista em Gestão de Processos. Atua em indústrias na área de Excelência Operacional há 7 anos, com experiência em treinamentos e orientações de líderes de projetos com foco em resultados tangíveis. Tem formação como Lean Six Sigma Black Belt e utiliza ferramentas quantitativas e qualitativas de forma prática no dia a dia para suportar a tomada de decisão. No Certifiquei, tem como missão difundir os métodos de solução de problemas para contribuir com a formação profissional dos alunos, auxiliando-os alcançar um novo nível em suas carreiras.

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