O correto uso dos diferentes tipos de metadados em um ambiente organizacional torna-se de suma importância para a tomada de decisões com margens de erros bem menores.
Sem contar o fato de que, em tempos do uso cada vez maior de ferramentas como o Big Data, analisar corretamente os metadados provenientes de outras fontes pode fazer toda a diferença durante a análise das diversas informações que são colhidas por uma empresa.⠀⠀⠀
O que são metadados?
Como uma definição simples de metadados, podemos conceituá-los como “dados utilizados para descrever a estrutura de um dado principal”.
Ou seja, a partir deles, teremos condições de saber qual a utilidade de um determinado dado. Também é possível saber como eles podem ser utilizados em outras estruturas e o que está por trás dessa mesma estrutura.
Os metadados ainda fornecem outras respostas geralmente ligadas ao universo da Tecnologia da Informação.
Os diferentes tipos de metadados analisados são capazes de potencializar um dado principal, o que permite que ele seja constantemente melhorado ao longo do tempo.
Ainda há a possibilidade, muito bem-vinda nesse universo tecnológico, de produzir informações suficientes para o uso em outras estruturas mais avançadas.
Ao enviar um e-mail (um tipo de dado), você estará produzindo, sem saber, um conjunto de informações sobre ele (metadados), como:
- IP do computador;
- localização;
- hora e data do envio;
- outras informações valiosas para o aprimoramento desse tipo de veículo de comunicação.
Ao tirar uma selfie, por exemplo, mais do que uma foto, você estará também produzindo metadados, que são informações como:
- tipo e tamanho do arquivo;
- data do disparo;
- local de criação;
- outros itens importantes.
Essas informações ajudam a tornar os sistemas mais confiáveis. Afinal, permitem que esses dados sejam colocados em categorias e classificados de acordo com as suas utilidades.
Os 5 principais tipos de metadados
Dentre os principais tipos de metadados, também conhecidos nesse universo do TI como “metainformações”, podemos destacar:
- Metadados estruturados: são metainformações não flexíveis no que diz respeito às suas estruturas. É o caso, por exemplo, das fichas ou guias, das quais os dados que podem ser extraídos (nome, endereço, e-mail, etc.), possuem uma quantidade fixa de letras, caracteres, espaços, entre outras metainformações;
- Metadados não-estruturados: nesse caso, temos uma organização mais flexível dos metadados extraídos de um arquivo ou equipamento. Talvez, os exemplos mais comuns desse tipo de metadado sejam os textos produzidos em um editor. Isto porque eles podem ser produzidos com um número variável de palavras ou caracteres. Além disso, ainda podem receber figuras, gráficos e outros complementos posteriormente;
- Metadados semiestruturados: como o seu próprio nome nos leva a supor, são metadados com estruturas prontas, mas não tão rígidas. Os tipos mais comuns são os arquivos XML, RDF, entre outros;
- Metadados descritivos: o objetivo desses metadados é descrever um determinado recurso ou objeto a fim de facilitar a sua localização posterior e também a sua categorização. As metainformações geralmente extraídas são o nome do autor, título, referência (duradoura ou persistente), entre outros dados úteis;
- Metadados administrativos: esse é um tipo de metadado que contribui para que um profissional gerencie melhor o ciclo de vida de determinadas informações. São exemplos de metadados administrativos, a data de criação, tipo de arquivo, utilidade, entre outros dados que podem ser essenciais em processos de análise de Big Data.⠀⠀
Mas para que servem as metainformações?
Tão importante quanto conhecer a definição de metadados, é saber no que eles podem ser úteis nos processos de aprimoramento de recursos e objetos relacionados com esse universo de TI.
Saiba, por exemplo, que é por meio deles que um profissional terá melhores condições para aperfeiçoar um determinado aplicativo.
Também com base em metadados, o profissional fica mais apto a aprimorar os sistemas de segurança de um internet banking, além de saber quais ações deverá executar para tornar mais eficaz essa ou aquela estratégia de marketing.
Por meio dessas metainformações, você também irá recuperar dados perdidos, executar processos de auditorias mais eficazes, criar produtos para públicos personalizados, além de inúmeras outras maneiras de utilizar informações que constituem a essência de determinado equipamento ou recurso.
Isso sem contar, certamente, as utilidades consideradas triviais dos metadados. Como exemplos, temos a organização de documentos, enumeração de pastas, etiquetagem de arquivos e uma infinidade de outras estratégias utilizadas para facilitar a sua busca.
Os diferentes tipos de metadados também auxiliam um arquivista em sua laboriosa tarefa de otimizar o ciclo de vida de determinadas informações, impedindo que documentos inúteis ocupem o espaço de informações que podem ser valiosas, e ainda evitar que o arquivo morto de uma empresa se misture com os materiais recentes.
Metadados e a LGPD
Agora que você já sabe o que são metadados, é importante entender sua relação com a LGPD, a Lei Geral de Proteção de Dados.
Para atender os requisitos da lei, é preciso ficar atento a itens importantes como necessidade de consentimento ou outra base legal para tratamento dos dados pessoais, finalidade, compartilhamento, rastreio, análise e correção dos dados.
Além disso, tenha também em mente que cada dado deverá ter uma ficha de dados (ou seja, metadados). Ademais, cada banco de dados deverá ter fichas de dados sobre os tratamentos aplicados aos dados desse banco.
Não é tão confuso imaginar como isso funciona. Basta ter em mente que, para se adequar à LGPD e não ter problemas com a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados), o tratamento dos metadados será essencial para garantir que dados não vazem ou que sejam usados de forma inadequada.
Como gerenciar essas metainformações de maneira eficiente?
Como vimos até aqui, a definição mais comumente aceita para metadados é a de “um conjunto de dados que são extraídos de um dado principal”.
E a importância de ter essas metainformações em mãos está no fato de que, a partir delas, é possível descrever, acessar, guardar, recuperar, proteger ou aprimorar determinado recurso ou arquivo.
Ao baixar um aplicativo, por exemplo, você armazena várias informações em separado. Exemplos: o tipo de arquivo, data em que foi feito o download, IP do equipamento, hora, localização, entre outras informações importantíssimas para a utilização desse tipo de estrutura.
Por isso mesmo, um bom gerenciamento de metadados significa, basicamente, criá-los com qualidade. Eles devem atender aos princípios da Governança de Metadados, Captura e Armazenamento, Estratégias de Metainformações, Publicação e Integração de Metadados, entre outros componentes desse tipo de gestão.
A Estratégia de Metadados, por exemplo, pode garantir que o gestor de uma empresa tenha acesso a todos os dados produzidos no âmbito do seu negócio de acordo com os feedbacks recebidos de clientes e com as suas metas de crescimento.
Enquanto isso, com a Captura e Armazenamento de Metadados, o profissional será capaz de identificar as origens dessas metainformações, o porquê de extraí-las, como garantir a otimização dos espaços de armazenamento, entre outras preocupações que são típicas desse componente.
Dessa forma, você será capaz de utilizar corretamente as informações extraídas de cada segmento para alavancar as suas vendas, diminuir custos, potencializar estratégias de marketing, entre outras necessidades desse tão polêmico e controverso mundo do empreendedorismo.
Nesse universo, hoje, o uso de metadados configura-se como parte essencial dos processos de gerenciamento em praticamente todos os segmentos.
